Przejdź do treści

Jak uzyskać certyfikaty KSeF

Aby belna.app mogła wysyłać Twoje faktury do KSeF, potrzebujesz dwóch certyfikatów KSeF — online i offline. Oba wygenerujesz bezpłatnie w Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, a następnie wgrasz je na ekranie Certyfikaty KSeF.

Każdy certyfikat składa się z dwóch plików: klucza prywatnego zabezpieczonego hasłem oraz samego certyfikatu. Do belna.app wgrywasz oba pliki i podajesz hasło.

Zanim zaczniesz

  • Przygotuj sposób logowania do Aplikacji Podatnika KSeF: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany albo pieczęć kwalifikowaną. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy Profil Zaufany.
  • Certyfikat online i certyfikat offline to dwa osobne wnioski. Cały proces wykonujesz dwa razy — raz dla każdego certyfikatu.

Krok po kroku

  1. Wejdź na https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ i zaloguj się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią.
  2. W lewym panelu rozwiń Certyfikaty i wybierz Wnioskuj o certyfikat.

  3. Wpisz Nazwę certyfikatu i dwukrotnie Hasło, a następnie kliknij Generuj.

    Generowanie klucza i wniosku o wydanie certyfikatu

    • Nazwij certyfikat czytelnie, np. „Jan Kowalski – belna online”. Pod tą nazwą przeglądarka zapisze plik klucza prywatnego.
    • Hasło musi mieć od 15 do 32 znaków i zawierać co najmniej jedną wielką literę, jedną małą literę, jedną cyfrę i jeden znak specjalny spośród !@#$%^&*()-_=+. Nie może zawierać polskich znaków ani innych znaków specjalnych.
    • Zapamiętaj hasło — belna.app zapyta o nie przy wgrywaniu certyfikatu.

  4. Upewnij się, że plik klucza prywatnego został zapisany na Twoim urządzeniu. KSeF nie przechowuje klucza prywatnego, więc nie da się go pobrać ponownie.

  5. Wybierz Przeznaczenie certyfikatu:

    Przeznaczenie w KSeF Miejsce w belna.app
    Uwierzytelnienie w systemie KSeF Certyfikat online
    Podpis linku do weryfikacji wystawcy Certyfikat offline

    Przeznaczenie: Uwierzytelnienie w systemie KSeF

    Przeznaczenie: Podpis linku do weryfikacji wystawcy

  6. Sprawdź datę w polu Certyfikat ważny od. Domyślnie jest to dzisiejsza data; certyfikat jest ważny przez 2 lata od podanej daty.

  7. Kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu. Wniosek trafia do realizacji — zwykle trwa to kilka minut. Kliknij Odśwież, aby sprawdzić, czy jest już gotowy.

    Wniosek w realizacji

  8. Gdy pojawi się komunikat Zakończono pomyślnie, kliknij Pobierz certyfikat i zapisz plik.

    Certyfikat wydany

  9. Powtórz kroki 2–8 dla drugiego certyfikatu, wybierając w kroku 5 drugie przeznaczenie. Kliknij Wnioskuj o kolejny certyfikat, aby zacząć od nowa.

Uwaga

Nie da się użyć jednego certyfikatu w obu miejscach. Certyfikat wydany do Uwierzytelnienia w systemie KSeF nie nadaje się do podpisywania faktur offline i odwrotnie — dlatego potrzebujesz dwóch osobnych wniosków.

Wgranie certyfikatów do belna.app

Masz teraz dwie pary plików — klucz prywatny i certyfikat dla każdego przeznaczenia.

  1. Otwórz Ustawienia → Certyfikaty KSeF (albo krok Certyfikaty KSeF w kreatorze wdrożenia).
  2. W miejscu Certyfikat online wybierz certyfikat i klucz prywatny wydane do Uwierzytelnienia w systemie KSeF, a w polu Hasło klucza wpisz hasło ustawione w kroku 3.
  3. W miejscu Certyfikat offline zrób to samo z plikami wydanymi do Podpisu linku do weryfikacji wystawcy.
  4. Zapisz oba certyfikaty i użyj Testuj połączenie, aby sprawdzić certyfikat online.

Szczegóły formularza, test połączenia i rozwiązywanie problemów opisuje strona Certyfikaty KSeF.

Dobre praktyki

  • Przechowuj pliki i hasło bezpiecznie. Klucz prywatny i hasło pozwalają działać w KSeF w Twoim imieniu.
  • Zgubiony klucz lub hasło? Unieważnij powiązany certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF i złóż wniosek o nowy.
  • Pilnuj daty ważności. Certyfikat jest ważny 2 lata. Datę wygaśnięcia zobaczysz w polu Ważny do na stronie Certyfikaty KSeF — wygeneruj nowy certyfikat przed tą datą.
  • Limity KSeF. Aplikacja Podatnika pokazuje, ile wniosków złożono w ostatnich 30 dniach i ile certyfikatów jest jednocześnie aktywnych. Unieważniaj certyfikaty, których już nie używasz.

Powiązane

  • Certyfikaty KSeF — wgrywanie, test połączenia i szczegóły certyfikatów w belna.app.
  • Wdrożenie — wgraj certyfikaty podczas pierwszej konfiguracji.
  • Faktury i KSeF — jak wystawiane i wysyłane są faktury.